4.3. AKTIVITAS BISNIS DALAM SIKLUS PENGELUARAN

Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran

• Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.
– Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):
• Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.

Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
• Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :
– MRP (material requirement planning)
• Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.
– JIT (just in time)
• Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.
• Apakah perbedaan utama antara Materials requirements planning (MRP) dan Just-In-Time (JIT) ?
– Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.
– Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.

• Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
• Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini :
– Peminta dan mengidentifikasi nomor barang
– Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan
– Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta
– Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan
• Apakah keputusan penting itu ?
– Menetukan pemasok (vendor)
• Faktor-faktor apakah yang harus dipertimbangkan dalam membuat kieputusan ini ?
– Harga, kualitas bahan baku
– Dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman
• Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
• Pesanan pembelian adalah sebuah dokumen atau formulir elektronis yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan.
• Pesanan pembelian juga merupakan janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak begitu pemasok menyetujuinya.
• Sering kali, beberapa pesanan pembelian dibuat untuk memenuhi satu permintaan pembelian.

Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

• Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.
• Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:
• Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:
1. Memutuskan apakah menerima pengiriman
2. Memeriksa jumlah dan kualitas barang
• Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
• Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
-Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.
Membayar barang dan jasa (layanan):
Menyetujui Faktur Pemasok

• Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembbayaran.
– Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar
– Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran
Membayar barang dan jasa (layanan): Memperbaiki Utang Usaha
Pemrosesan efisiensi dapat diperbaiki dengan:
• Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI atau melalui Internet
• Penghapusan faktur vendor (pemasok). Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated Receipt Settlement (ERS).

Membayar Barang: Membayar faktur penjualan yang telah disetujui
• Kasir menyetujui faktur
• Gabungan dari faktur vendor dengan dokumen pendukungnya disebut : Bundel voucher.
• Keputusan penting dalam proses pengeluaran kas adalah menetapkan apakah akan memanfaatkan diskon yang ditawarkan untuk pembayaran awal.

Kebutuhan Informasi
• Fungsi ketiga dari SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.
• Kegunaan dalam siklus pengeluaran berarti bahwa SIA harus memberikan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini :
– Menetapkan kapan dan seberapa banyak tambahan persediaan yang akan dipesan.
– Memilih pemasok yang tepat untuk pesanan.
– Memverifikasi akurasi faktur dari vendor.
– Memutuskan apakah diskon pembelian harus dimanfaatkan.
– Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum diselesaikan.
• Sebagai tambahan, SIA harus memberikan informasi evaluasi strategis dan kinerja berikut ini:
– Efisiensi dan efektivitas bagian pembelian
– Analisis kinerja pemasok, seperti pengiriman tepat waktu dan kualitas.
– Waktu yang digunakan untuk memindahkan barang dari area penerimaan ke produksi.
– Persentase diskon pembelian yang dimanfaatkan.

https://www.academia.edu/8387160/SIKLUS

4.2. BAGIAN-BAGIAN YANG TERKAIT DALAM SIKLUS PENGELUARAN

Sistem Pembelian

Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi :

• Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan meng input nya ke komputer
• Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.
• Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima tagihan.
• Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.
• Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.

Sistem Pengeluaran Kas

Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan oleh sistem pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang sah menerima jumlah jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Jika sistem tersebut melakukan pembayaran lebih awal. Perusahaan melewatkan penghasilan bunga yang dapat dihasiklkan dari dana tersebut. Namun demikian jika kewajiban dibayar telat perusahaan akan kehilangan diskon pembelian atau dapat mengacaukan kredibilitasnya sendiri.

Bagian yang terkait dalam sistem pengeluaran kas ini adalah :

• Bagian yang memerlukan pengeluaran kas
• Bagian kas
• Bagian akuntansi
• Bagian pemeriksaan intern

Sistem Penggajian

Bagian yang terkait dalam sistem pengeluaran adalah :

• Bagian kepegawaian, bertanggung jawab : mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
• Bagian pencatat waktu, bertanggung jawab : menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan
• Bagian pembuat daftar gaji & upah, bertanggung jawab : membuat daftar gaji dan upah
• Bagian akuntansi, bertanggung jawab : mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upa karyawan
• Bagian keuangan, bertanggung jawab : mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank, memasukkan uang tersebut ke amplop gaji dan upah karyawan dan selanjutnya untuk dibagikan

https://elisaflorida.wordpress.com/2015/01/30/4-2-bagian-bagian-yang-terkait-pada-siklus-pengeluaran/ 

http://ahmatyudiansyah90.blogspot.com/2012/08/modul-sia-siklus-pengeluaran.html

4.1. SIKLUS PENGELUARAN

SIKLUS PENGELUARAN adalah siklus transaksi yang berhubungan dengan transaksi atas kegiatan operasional perusahaan yang mengakibatkan pengeluaran kas.

Jika transaksi yang mengakibatkan pengeluaran kas tersebut buka transaksi rutin kegiatan operasioanl perusahaan, makan transaksi tersebut tidak termasuk dalam kategori transaksi siklus pengeluaran.

Siklus pengeluaran dapat diselenggarakan secara manual dan berbasis komputer. Perbedaan pokok kedua cara tersebut adalah pada mekanisme pengolahan datanya,sedangkan input dan output yang dihasilkan relative sama.berikut ini akan diuraikan masing-masing sistem secara komprehensif.

TUJUAN SIKLUS PENGELUARAN adalah memudahkan pertukaran kas dengan pemasok barang atau jasa perusahaan.secara lebih luas,tujuannya adalah :

• Menjamin bahwa semua barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan aturan yang dibutuhkan.
• Menerima semua barang yang dipesan dan memastikan bahwa barang yang diterima dalam kondisi baik.
• Mengamankan barang hingga dibutuhkan
• Menentukan faktur yang berkaitan dengan barang dan jasa yang benar
• Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran dengan tepat
• Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat
• Menjamin bahwa semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diizinkan.
• Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.

RISIKO SIKLUS PENGELUARAN, untuk menjamin ketelitian audit, auditor harus cermat terhadap berbagai risiko siklus pengeluaran yang antara lain sebagaia berikut :

• Adanya kecendrungan manajemen untuk meperkecil peloran utang dalam neraca
• Adanya kecenderungan untuk memperkecil jumlah biaya dalam laporan rugi laba
• Volume transaksi siklus pengeluaran secara umum cukup tinggi, hal ini meningkatkan risiko salah gaji karena terjadinya kesalahan penanganan transaksi.
• Pembelian dilakukan pada pemasok yang tidak diotorisasi
• Harga beli barang terlampau mahal, mungkin karena adanya kickback/komisi pembelian.
• Terjadi kesalahan cut-off transaksi pembelian.
• Utang dibayar dua kali
• Penyalahgunaan uang untuk pelunasan utang.
• Utang tidak dicatat atau dicatat dengan jumlah yang salah.

http://anwarsaya.blogspot.co.id/2013/10/siklus-pengeluaran-sistem-informasi.html

http://slideplayer.info/slide/2610961/